MEKANISME PENGELOLAAN NISN
UNTUK SISWA MADRASAH DAN SATUAN PENDIDIKAN ISLAM LAINNYA DI BAWAH
KOORDINASI DITJEN PENDIDIKAN ISLAM ‐ KEMENTERIAN AGAMA R.I
A. PENDAHULUAN
------------------------
1. Penjaringan data siswa madrasah dilakukan melalui sistem pendataan
EMIS Kementerian Agama (Kemenag), dimana untuk proses updating
(input/entry) data dilakukan oleh Operator Madrasah masing‐masing.
2. Setelah data lengkap dan divalidasi menggunakan Aplikasi Desktop
EMIS, Operator Madrasah harus melakukan proses backup data untuk
seterusnya melakukan upload (pengiriman) file backup data tersebut ke
server EMIS Pusat Kemenag melalui Aplikasi EMIS Online.
3. Data
siswa yang sudah masuk ke dalam database EMIS, selanjutnya akan
disinkronisasikan ke dalam sistem Operational Data Store pada Pusat Data
dan Statistik Pendidikan (ODS PDSP), Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan.
4. Data siswa madrasah yang sudah masuk ke sistem ODS
PDSP yang bersumber dari database EMIS, selanjutnya akan melalui
tahapan verifikasi validasi data NISN oleh Operator Kemenag
Kabupaten/Kota dengan menggunakan Aplikasi Verifikasi Validasi Peserta
Didik (Verval PD) yanag dapat diakses melalui laman web :
http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id.
5. Akun Pengelola Data melalui Aplikasi Verval PD hanya diberikan
kepada 1 (satu) orang operator di masing‐masing Kanwil Kemenag
Provinsi dan 1 (satu) orang operator di masing‐masing Kemenag
Kabupaten/Kota.
6. Untuk mendapatkan akun Verval PD, baik
Operator Kanwil Kemenag Provinsi maupun Operator Kemenag Kabupaten/Kota
harus mendaftarkan diri terlebih dahulu sebagai anggota di laman
Jaringan Pengelola Data Pendidikan (
http://sdm.data.kemdikbud.go.id/), dengan syarat memiliki email aktif dan melampirkan Surat Tugas atau SK Penugasan dari pimpinan instansi yang bersangkutan.
7. Untuk mengaktifkan hak akses dalam melakukan verifikasi validasi
data NISN, Operator Kanwil Kemenag Provinsi dan Operator Kemenag
Kabupaten/Kota harus melaporkan biodata diri kepada EMIS Pusat dengan
format biodata yang sudah disediakan, dikoordinir oleh Operator Kanwil
Kemenag Provinsi.
8. Operator Kemenag Kabupaten/Kota memiliki hak akses untuk :
a. Mengelola data referensi Verval PD Kemenag;
b. Mengembalikan data siswa dari referensi ke residu (Un‐Match);
c. Menentukan NISN yang akan digunakan oleh siswa (Match) melalui hasil pencarian dari database arsip NISN PDSP;
d. Membuat NISN baru (Not‐Match) untuk siswa yang belum memiliki NISN
atau jika NISN sebelumnya tidak sesuai dengan yang ada di database Arsip
NISN;
e. Mengajukan perubahan (Edit Data) NISN, nama, dan tanggal lahir siswa;
f. Melakukan konfirmasi data pada setiap data referensi hasil
Verval PD Kemenag untuk memperbaharui database database Arsip NISN
PDSP, sehingga data referensi Verval PD Kemenag menjadi sama dengan
data di database Arsip NISN PDSP dan bisa dicek oleh siswa, orang
tua atau madrasah secara mandiri melalui laman
Arsip NISN PDSP (
http://nisn.data.kemdikbud.go.id).9. Operator Kanwil Kemenag Provinsi memiliki hak akses untuk :
a. Menyetujui perubahan nama dan tanggal lahir siswa (approval) yang diajukan oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota.
b. Melihat dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan
antara jumlah data siswa yang sudah dan belum memiliki NISN berdasarkan
wilayahnya.
c. Melihat data siswa‐siswa yang sudah memiliki NISN.
B. MEKANISME VERIFIKASI VALIDASI DATA
----------------------------------------------------------
1. Proses verifikasi validasi data siswa madrasah menggunakan Aplikasi
Verval PD dilakukan dengan tujuan untuk memeriksa kesesuaian data
individu siswa (data matching) antara database EMIS dengan database
Arsip NISN PDSP.
2. Jika sistem PDSP menemukan kesesuaian data
NISN, Nama, Tempat dan Tanggal Lahir Siswa antara database EMIS dengan
database Arsip NISN, maka NISN siswa yang ada dalam database EMIS valid
dan sah untuk dipergunakan karena tercantum dalam database Arsip NISN.
Data siswa tersebut secara otomatis akan dimasukan ke dalam database
referensi NISN.
3. Jika sistem PDSP tidak menemukan data yang
sesuai atau hanya menemukan data yang mirip (tidak identik), maka
Operator Kemenag Kabupaten/Kota harus melakukan proses verifikasi
validasi data menggunakan Aplikasi Verval PD untuk memutuskan
apakah data siswa yang bersangkutan sesuai (match) atau tidak sesuai
(not match) dengan data yang sudah ada di dalam database Arsip NISN.
**Jika Operator Kemenag Kabupaten/Kota memutuskan match, yang berarti
data siswa yang ada pada database EMIS diindikasikan sesuai dengan salah
satu data yang ada pada database Arsip NISN, sehingga siswa tersebut
akan mengunakan NISN yang sudah ada di dalam database Arsip NISN.
Selanjutnya sistem PDSP akan melakukan perubahan data individu siswa
yang ada pada database Arsip NISN dengan mengacu pada database EMIS.
**Jika Operator Kemenag Kabupaten/Kota memutuskan not match, artinya
data siswa yang ada pada database EMIS diindikasikan tidak sesuai dengan
satu pun data yang ada pada database Arsip NISN, maka siswa
tersebut dianggap belum memiliki NISN dan sistem akan
membuatkan NISN baru bagi siswa tersebut.
4. NISN yang sudah
dibuatkan dan divalidasi oleh Aplikasi Verval PD akan disinkronisasikan
kembali dengan data siswa yang ada pada database EMIS Kemenag. Selain
itu, NISN baru tersebut juga langsung dapat dilihat di laman Master
Referensi (referensi.data.kemdikbud.go.id).
5. Pihak madrasah,
siswa, orang tua dan pihak lain yang memerlukan data NISN siswa
dapat memeriksa NISN siswa di laman Arsip NISN PDSP
(nisn.data.kemdikbud.go.id), dengan melakukan pencarian data NISN siswa
berdasarkan nama, tempat, dan tanggal lahir siswa.
C. MEKANISME PERUBAHAN NISN
---------------------------------------------
1. NISN siswa yang diberikan oleh Aplikasi Verval PD masih bisa dirubah
jika pihak siswa/madrasah merasa NISN yang diberikan tersebut tidak
sama dengan NISN siswa yang tercantum pada dokumen sebelumnya
(Ijazah, Kartu NISN, dll).
2. Pihak madrasah dapat mengajukan
perubahan NISN kepada Operator Kemenag Kabupaten/Kota dengan membawa
dokumen pendukung asli yang mencantumkan NISN, seperti Ijazah, Kartu
NISN, SKHUN, atau Rapor (jika dokumen fotokopi harus sudah dilegalisir).
3. Proses pengajuan perubahan NISN dilakukan oleh Operator Kemenag
Kabupaten/Kota melalui Aplikasi Verval PD (sesuai dengan permintaan dari
pihak madrasah), dengan melampirkan file dokumen pendukung yang sudah
di‐scan.
4. Pengajuan perubahan NISN oleh Operator Kemenag
Kabupaten/Kota tidak akan merubah NISN siswa secara langsung, karena
pengajuan tersebut akan terlebih dahulu masuk ke Admin PDSP untuk
mendapatkan persetujuan perubahan. Dalam prosesnya, Admin PDSP akan
melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung yang dilampirkan dan
pemeriksaan lebih lanjut ke dalam database Arsip NISN PDSP.
5.
Jika NISN yang diajukan belum digunakan oleh siswa lain dan
dokumen pendukung yang dilampirkan sesuai, maka pengajuan akan
disetujui oleh Admin PDSP dan NISN siswa yang bersangkutan akan
berubah sesuai dengan pengajuan perubahan.
6. Jika NISN yang
diajukan sudah digunakan oleh siswa lain atau dokumen pendukung
yang dilampirkan tidak sesuai, maka pengajuan akan ditolak oleh Admin
PDSP dengan disertai alasan penolakannya, sehingga selanjutnya siswa
yang bersangkutan harus tetap menggunakan NISN yang diperoleh dari
Aplikasi Verval PD.
D. MEKANISME PERUBAHAN DATA NAMA DAN TANGGAL LAHIR SISWA
--------------------------------------------------------------------------------------
1. Perubahan nama dan tanggal lahir siswa pada database referensi NISN
dapat dilakukan jika data siswa yang tercantum pada database referensi
NISN tidak sesuai dengan dokumen resmi siswa yang bersangkutan.
2. Pihak madrasah dapat mengajukan perubahan data nama dan
tanggal lahir siswa kepada Operator Kemenag Kabupaten/Kota dengan
melampirkan dokumen pendukung asli yang sesuai sebagai dasar pengajuan
perubahan data yang diminta, seperti Akte Kelahiran, Surat Keterangan
Kelahiran, Kartu Keluarga, Ijazah, SKHUN, Rapor atau dokumen lain yang
sejenis (jika dokumen fotokopi harus sudah dilegalisir).
3.
Operator Kemenag Kabupaten/Kota yang bertugas sebagai verifikator
diharuskan memeriksa secara teliti dan cermat kesesuaian dan keabsahan
dokumen pendukung yang dilampirkan oleh pihak madrasah.
4. Jika
dokumen pendukung tidak sesuai, Operator Kemenag Kabupaten/Kota
akan menolak pengajuan perubahan data nama dan tanggal lahir siswa
tersebut.
5. Jika dokumen pendukung sudah sesuai, Operator
Kemenag Kabupaten/Kota akan mengajukan perubahan data nama dan tanggal
lahir siswa melalui Aplikasi Verval PD dengan melampirkan file dokumen
pendukung yang sudah di‐scan.
6. Perubahan data nama dan tanggal
lahir siswa oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota melalui Aplikasi Verval
PD tidak akan mengubah data pada database Arsip NISN PDSP secara
langsung, karena pengajuan tersebut akan terlebih dahulu masuk ke
Operator Kanwil Kemenag Provinsi untuk mendapatkan persetujuan
perubahan. Sebelum memberikan persetujuan, Operator Kanwil Kemenag
Provinsi harus melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung yang
dilampirkan. Jika sesuai, pengajuan akan disetujui. Sementara jika tidak
sesuai, pengajuan akan ditolak.
File Pendukung :
*Surat
tentang Mekanisme Pengelolaan NISN Siswa Madrasah dan Satuan Pendidikan
Islam Lainnya dibawah Koordinasi Kementerian Agama RI :
http://pendis.kemenag.go.id/…/SuratttgMekanismePengelolaanN…
* Panduan Penggunaan Aplikasi Verval Peserta Didik Madrasah dibawah Naungan Kementerian Agama RI :
http://pendis.kemenag.go.id/…/UserGuidedanMekanismeVervalPD…